Convertir une extraction d'ONDE pour l'importer dans Thunderbird et Android
Procédure qui permet d'extraire les coordonnées mails et téléphoniques des parents pour les importer dans la messagerie et dans le smartphone de l'école.
L'importation des adresses mail vers la messagerie a moins d'intéret depuis qu'ONDE peut envoyer des messages, mais le directeur peut se servir de cette page pour produire des fichiers à destination des enseignants.
Pour les coordonnées téléphoniques, on fait ici le choix de les importer vers une application Android qui n'est pas reliée à un cloud (à l'inverse de l'application Google).
La conversion est réalisée par la page elle-même, en local et non « sur internet ». On peut récupérer cette page pour l'ouvrir depuis sons PC et l'utiliser sans être
connecté, (Voir le lien en bas de page) .
Il faudra sécuriser l'accès au smartphone par un mot de passe et déclarer le traitement de données dans le registre académique.
Dans ONDE
Entrer dans le menu « Listes & documents » ➔ « Extraction ».
Choisir « Élèves de l'école ou leurs responsables ».
Sélectionner le bouton « Responsables ».
Paramétrer l'extraction en fonction de la classe / niveau / cycle voulu
(pour toute l'école, laisser les champs en blanc).
Lancer la recherche et télécharger le fichier proposé (format CSV) sans l'ouvrir.
Dans cette moulinette
cocher/décocher cette case pour ajouter/enlever les prénoms des enfants au nom du parent. Exemple : Marge SIMPSON
(Bart & Lisa & Maggie SIMPSON)
Utiliser le bouton Parcourir (Firefox) ou Choisir un fichier (Chrome) ci-dessous pour convertir le fichier CSV :
Donner un nom au fichier proposé avant de l'enregistrer sur votre ordinateur, l'extension .vcf est ajoutée automatiquement.
Dans Thunderbird
Cliquer sur le bouton « Adresses » .
Entrer dans le menu « Outils » ➔ « Importer depuis un fichier » et cliquer sur « Continuer » ;
Choisir « Importer des carnets d'adresses » puis cliquer sur « Continuer » ;
Sélectionner « Fichier vCard (.vcf, .vcard) » puis cliquer sur « Continuer » ;
Choisir le fichier enregistré plus haut et cliquer sur « Ouvrir ».
Choisir « Créer un nouveau répertoire » puis cliquer sur « Continuer
Cliquer sur « Lancer l'importation » et enfin sur « Terminer » sur le dernier écran ;
Utiliser le bouton
pour activer l'affichage « en tableau » puis le bouton pour afficher les colonnes « Service » et « Société » qui permettent de trier selon les classes déclarées dans Onde pour faciliter la création de listes de diffusion par classes
Dans Fossify Contacts sur Android
Installer Fossify Contacts, (qui existe aussi dans le magasin d'applications FDroid). Cette appli Open Source sait importer les contacts en respectant les groupes-classes et, par défaut, elle ne synchronise pas les contacts avec un stockage en ligne (RGPD)
Transférer le fichier vcf converti plus haut sur le smartphone (par câble, par bluetooth, ...)
Taper sur le bouton
en haut à droite de l'écran puis choisir « Importer les contacts d'uin fichier .vcf »
Choisir le fichier enregistré plus haut et taper sur « Ok » à la question « Importer des contacts ? » ;
Taper sur le bouton
pour changer le critère de tri (nom au lieu de prénom).
Taper sur le bouton
pour afficher les contacts triés par classes.
Dans le webmail académique RoundCube
Cliquer sur Contacts puis sur le bouton « Importer »
;
Choisir le fichier enregistré plus haut à l'aide du bouton « Parcourir » et choisir « Tous (créer les groupes si nécessaire) » dans le menu « Importer les affectations de groupe » ;
Cliquer sur « Importer » puis sur « Annuler » une fois l'opération terminée, les coordonnées ont été importées dans « Adresses personnelles » et un groupe a été crée pour chaque classe.
Dans la messagerie nationale
Dans l'onglet « Contacts », Cliquer sur la flèche de
Contacts
et créer un
« Nouveau dossier de contacts » comme « Parents année en cours » et choisir éventuellement une couleur ;
Dans l'onglet « Préférences » cliquer sur
« Importer/Exporter) », choisir le fichier vcf issu de la moulinette et le dossier « Parents-année » créé ;
Cliquer sur « Importer »
Retourner dans l'onglet « Contacts » pour créer les groupes de parents par classe :
Chercher sur un nom de classe, par exemple « CM1 A » pour filtrer les parents de cette classe ;
Cocher tous les contacts filtrés (cocher le premier, tenir la touche majuscule enfoncée et cocher le dernier) ;
Cliquer sur « Actions », choisir « Groupe » ➔ « Nouveau groupe de contacts » et nommer ce groupe avec le nom de la classe